Terminverwaltung

Terminübersicht

Die Terminübersicht ist die Standard-Seite. Sie wird immer automatisch als erstes aufgerufen. Dort sind alle Termine des aktuellen Tages unter Ihrem jeweiligen Mitarbeiter aufgelistet.
So hat das ganze Team genau im Überblick, welche Kunden heute bedient werden dürfen.

Unterhalb der Termine des aktuellen Tages können Sie direkt auf alle zukünftigen Tage zugreifen und die dortige Auslastung abrufen oder dort neue Termine eintragen.

Terminübersicht 2

Es gibt eine weitere Terminübersicht, in der nur die Tage angezeigt werden, an denen bereits Termine im Kalender eingetragen sind. Damit kann man noch gezielter nach bereits eingetragenen Terminen suchen.

Termine eintragen

Friseure sind Künstler und jeder hat seine eigenen bevorzugten Vorgehensweisen und Vorlieben.
Beim Anlegen von Terminen für Ihre Kunden haben Sie darum gleich drei (!) verschiedene Möglichkeiten, so dass sich jeder seine Lieblingsmethode wählen und jederzeit switchen kann.

Variante 1:
Klicken Sie in der Terminübersicht einfach auf einen freien Termin.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den entsprechenden Kunden suchen können. Wählen Sie auf der Ergebnisseite den Kunden per Mausklick aus und der Termin ist angelegt.

Variante 2:
Verwenden Sie die Suche, um den Kunden auszuwählen, für den Sie einen Termin im System eintragen möchten.
In der Kundenansicht klicken Sie den Button „Termin anlegen“.

Sie gelangen dann in die Terminübersicht. Sie können nun einfach (unten den entsprechenden Tag auswählen und) die entsprechende Zeit bei dem Mitarbeiter auswählen. Erledigt.

Variante 3:
Verwenden Sie die Suche, um den Kunden auszuwählen, für den Sie einen Termin im System eintragen möchten.
In der Kundenansicht klicken Sie den Link „Formular zeigen“ (siehe Grafik oben).

Dann erscheint das folgende Formular:

Wählen Sie das Datum, indem Sie entweder auf der rechten Seite das entsprechende Datum anklicken oder auf das Kalender-Icon klicken, um dort das Datum zu wählen.
Wählen Sie die Uhrzeit und den Mitarbeiter, der den Kunden bedient, und klicken Sie auf „Termin anlegen“.

Bevor ein Termin in den Kalender eingetragen wird, erfolgt bei jeder Variante ein Test, ob der Kunde an dem Tag bereits einen Termin hat. Ist das nicht der Fall, wird der Termin angelegt.

Termin bezahlen

Wenn ein Kunde seinen Termin wahrgenommen hat, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Termin in der Terminübersicht.

Sie gelangen dann in die Kundenansicht, wo auf der rechten Seite der ensprechende Termin unter „Nächste Termine“ angezeigt wird. Klicken Sie also auf „Bezahlen“.

Als nächstes wird Ihnen eine Übersicht aller möglichen Leistungen angezeigt, die Sie anbieten (siehe Grafik unten).

(„Schneiden“ und „Schneiden/Fönen“ wird man normalerweise nicht in einem Termin zusammen verwenden…)

Tragen Sie in die entsprechenden Felder zu den durchgeführten Leistungen die Preise ein. Dabei werden dann in Echtzeit alle Preise addiert, so dass Sie den Gesamtpreis immer im Blick haben (siehe nächste Grafik).
Beachten Sie, dass Preise unter Gutscheine und Reklamation den Gesamtpreis reduzieren.
Die gelben Zahlen zeigen an, wieviel der Kunde in der Vergangenheit maximal für diese Leistung bezahlt hat. Damit haben Sie Ihre Preise noch besser im Überblick und verhindern Preisschwankungen, die den Kunden verwirren könnten.
Im nächsten Schritt wählen Sie die Zahlungsart aus, wie der Kunde bezahlen möchte.

Die Punkte „Jemand anders hat bezahlt“, „Abgesagt“, „Nicht erschienen“ und „Termin fehlerhaft angelegt“ sind nur zu Ihrer Info. Falls ein Kunde zum wiederholten Male nicht erschienen ist, möchten Sie ihm vielleicht keinen Termin mehr geben. Genau so können Sie einen Termin für ein Kind anlegen, dessen Mutter immer zusammen mit ihrem eigenen Termin bezahlt.

Bar/EC wählen Sie aus, wenn ein Kunde teils in bar und teils mit EC-Karte bezahlt.

Da die häufigsten Zahlungen bar oder per EC-Karte erfolgen, sind diese Buttons besonders groß.

Unten stehen noch einige Erinnerungen, um den Verkauf anzuregen, der noch vor der Zahlung eingepflegt werden kann.

Klicken Sie dann auf „Preis bezahlen“.

Für den Fall, dass Sie noch gar nicht kassieren möchten, wählen Sie „Zurück zum Kunden“.

Haben Sie auf „Preis bezahlen“ geklickt, werden die Daten in der Datenbank gespeichert und Sie gelangen auf die folgende Seite, auf der noch einmal der Gesamtpreis des Termins steht.

Rückgeldrechner
Bei einer Barzahlung erscheint direkt ein Rechner, mit dem Sie das Rückgeld berechnen können.

Der Button „Kalender anzeigen“ leitet Sie wieder zurück zur Kalenderansicht mit allen noch ausstehenden Terminen vom heutigen Tag.

Der Button „Eintragen, wer was gemacht hat“ leitet Sie zu dem Kunden, wo Sie noch genauer eintragen können, welcher Mitarbeiter welche Dienstleistung gemacht hat, falls das der Fall war. In unserem Beispiel hat Mitarbeiter JB dem Mitarbeiter MD geholfen und die Strähnen übernommen. Diese Leistung wird nun JB zugeschrieben, während alle anderen Leistungen natürlich auf das Konto von MD gehen.

Auch können Sie noch die Leistung abändern, falls Sie versehentlich den Preis an falscher Stelle eingetragen haben. Das Auswahlfeld mit dem Strich ist das Feld für Auszubildende oder Assistenzkräfte. Falls diese eine Leistung übernehmen oder mithelfen, kann dies hier vermerkt werden. So wird die Leistung zwar weiterhin dem Friseur zugeschrieben, Sie behalten aber dennoch genau im Blick, inwiefern Ihre Auszubildenden oder Assistenzkräfte Ihre Friseure unterstützen.
Besonderheiten:
Verkauf/Produkte
Sie haben die Möglichkeit, Ihre meistverkauften Produkte mit Namen und Preis vorzukonfigurieren. Sie können dann unter Verkauf einfach das Produkt wählen und der Preis wird automatisch angezeigt.

Verkauf/Rabatte
Falls Ihr Salon Rabatte in % anbietet, können Sie über diesen Button direkt den rabattierten Preis berechnen lassen.

Friseurleistungen

Standardleistungen

Herren
• HS Herrenhaarschnitt
• Bart schneiden

Verkauf
• VERKAUF
• VERKAUF Gutschein

Gutscheine
• Gutschein Einlösung
• Gutschein Treue
• Gutschein Geburtstag
• Gutschein Young

Geschenke
• Treue
• Geburtstag

Kinder
• KHS Kinderhaarschnitt

Extensions
• Extensions Anzahlung
• Extensions Restzahlung
• Extensions hochsetzen

Damen
• S Schneiden
• SFÖ Schneiden Fönen
• FB Farbe
• BLD Blondierung
• STR Strähnen
• Paintings
• FIBREPLEX / OLAPLEX
• PA Packung
• Fönen & Styling
• Glätten & Styling
• Curlen & Styling

Kosmetik
• AZ Augenbr. Zupfen
• AFB Augenbr. Färben
• WFB Wimpern färben

Brautstyling
• Hochsteckfrisur
• Brautfrisur
• Make Up
• Probestecken
• Anzahlung Steckfrisur

Zusatzleistungen

Damen
• FB Farbe 2
• FIBREPLEX
• OLAPLEX
• Packung exklusiv

Verkauf
• VERKAUF 2
• VERKAUF 3
• VERKAUF 4

Kinder
• KHS Kinderhaarschnitt
• KHS 2
• KHS 3

Rabatte
• Rabatt in %

Reklamation
• Reklamation

Zahlungsarten

Standardzahlungen

• Bar
• EC-Karte
• Visa / MasterCard (nur im Notfall)
• Abgesagt
• Nicht erschienen
• Termin fehlerhaft angelegt

Zusatzzahlungsart
• bar / EC
• Überweisung
• Jemand anders hat bezahlt